Produktivität bedeutet nicht mehr in weniger Zeit zu erledigen, sondern es geht darum die wirklich wichtigen Dinge zu tun. Manchmal ist man von morgens bis abends beschäftigt und kommt trotzdem nicht vorwärts. Man verrennt sich in Kleinigkeiten. Mit den Tipps in diesem Artikel steigerst Du deine Produktivität und erledigst die wichtigen Aufgaben schneller und einfacher.
Ablenkungen vermeiden / reduzieren
In Großraumbüros oder auch zu Hause wird man häufig durch Hintergrundgeräusche und Lärm abgelenkt. Dagegen kann man Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung* benutzen.
Häufig wird man durch Benachrichtigungen gestört, diese am besten abschalten. Emails sind selten so dringend, daß sie sofort beantwortet werden müssen. Meistens reicht es einmal morgens und nachmittags für eine Stunde seine Emails zu beantworten.
Zeitmanagement Methoden anwenden
To-Do Listen schreiben mit der GTD-Methode steigert die Produktivität. Die Aufgaben werden an einer Stelle gesammelt, dann organisiert/geplant und erledigt. Aufgaben die weniger als 2 Minuten dauern, werden sofort erledigt. Mehr zu dieser Methode kann man in dem Buch Getting Things Done* von David Allen nachlesen.
Um die Produktivität zu steigern muss man vor allem die wichtigen Aufgaben zuerst erledigen. Um die Aufgaben richtig nach Priorität einzuteilen kann man nach den Eisenhower-Prinzip vorgehen. Die Aufgaben werden in 4 Kategorien eingeteilt:
- Wichtig und dringend
- Wichtig aber nicht dringend
- Unwichtig aber dringend
- Unwichtig und nicht dringend
Wichtige und dringende Aufgaben sollten sofort erledigt werden und die meisten unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben kann man ganz streichen oder delegieren.
Eat the Frog first ist auch eine bewährte Methode um die Produktivität zu steigern. Das bedeutet man beginnt mit der unangenehmsten Aufgabe und erledigt diese. So startet man den Tag mit einem guten Gefühl und alles was danach kommt ist nur noch halb so schlimm.
Manche Menschen können am frühen morgen sehr produktiv sein, andere hingegen kommen erst am Abend richtig in Schwung. Man kann seine Produktivität steigern indem man sich Fokuszeiten nach seinem Biorhythmus im Kalender einplant. Aufgaben, die eine hohe Konzentration benötigen sollte man zu dieser Fokuszeit erledigen.
Produktivitätskiller
Wenn man viel zu tun hat, neigt man dazu alles gleichzeitig machen zu wollen. Das macht aber nicht produktiver. Multitasking sollte man vermeiden, so werden alle Aufgaben nur halb gemacht und man braucht länger. Besser ist es eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen.
Perfektionimus ablegen erhöht meistens die Produktivität. Unnötiger Perfektionismus kostet vor allem Zeit. Neigt man dazu, sollte man das Pareto-Prinzip anwenden. Das Pareto-Prinzip besagt das mit 20 % des Aufwandes meist 80 % des Ertrags erreicht werden.
Manchmal sind auch Meetings ein Produktivitätskiller. Wenn sie ohne Ziel und Zeitlimit angesetzt sind, dann sind sie meist reine Zeitverschwendung.
Auf die allgemeine Gesundheit achten
Wenn man produktiv arbeiten möchte, sollte man auch auf seine Gesundheit achten. Arbeitet man viel am Computer und im sitzen, ist es sehr wichtig sich regelmässig zu bewegen. Da hilft auch schon ein 30 Minuten Spaziergang jeden Tag.
Gesunde Ernährung ist auch gut für die Konzentration. Man sollte 5 Portionen Obst und Gemüse jeden Tag essen. Zum Snacken kann man sich Nüsse und dunkle Schokolade bereit halten.
Damit sich der Körper erholen kann, ist es wichtig für ausreichend Schlaf zu sorgen. Am besten 7 bis 8 Stunden jede Nacht im selben Zeitraum.
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